Dağınık talepleri izlenebilir bir kayda dönüştürün
Bir müşteri için açılmış talepler, önceki ziyaretler ve devam eden işler birlikte görülmelidir. Servis kaydı; talebin konusu, konumu, önceliği, sorumlusu ve planlanan ziyaret zamanını içerebilir. Her ekip kendi görevlerini, yönetici ise açık işlerin genel durumunu görür.
Müşteri adıyla serbest metin tutmak yerine müşteri, irtibat kişisi ve gerekiyorsa cihaz kartını ilişkilendirmek aynı müşteriye ait geçmişin bölünmesini önler. Zorunlu alanlar, sahadaki kişinin gerçekten doldurabileceği bilgilerle sınırlanır.
Talep, ziyaret ve kapanış akışı
- Talep kaydedilir; müşteri, irtibat kişisi ve sorun açıklaması seçilir.
- İşin önceliği belirlenir; uygun personele atanır ve ziyaret planlanır.
- Personel yapılan işi, kullanılan parçayı ve gerekiyorsa fotoğrafı kaydeder.
- Ek iş veya fiyat onayı gerekiyorsa teklif hazırlanır; onay durumu takip edilir.
- Sonuç ve sonraki adım kaydedilir; bakım tarihi veya takip görevi oluşturulur.
Roller ve görünür bilgiler
| Rol | Günlük ihtiyaç |
|---|---|
| Operasyon | Yeni talepler, ekip planı, randevu değişiklikleri ve geciken işler |
| Saha personeli | Atanmış işler, müşteri iletişimi, iş sonucu ve ek dosyalar |
| Finans | Onaylanan teklifler, ilgili tahsilat ve fatura kayıtları |
| Yönetim | Açık işler, sorumlular, tamamlanan ziyaretler ve takip gerektiren müşteriler |
Bakım sözleşmeleri ve iletişim bağlantıları
Periyodik bakım aralıkları, sözleşme kapsamı ve hariç tutulan işler ayrı alanlarla takip edilebilir. Bir bakım kaydı oluşturulması, işlemin otomatik yapıldığı anlamına gelmez; görev, sorumlu ve tamamlanma kaydı birlikte tasarlanmalıdır.
E-posta, SMS, WhatsApp ve muhasebe bağlantıları sağlayıcının API erişimine ve hesap koşullarına bağlıdır. Görüşmelerde her kanal için gönderim, teslim sonucu, hata ve yeniden deneme davranışı ayrı değerlendirilir. Harici bağlantısı kurulmamış bir ekran üzerinden otomatik bildirim vaadi verilmez.
Pilot kullanımda neyi doğrularız?
- Yeni bir talep, atama ve tamamlanma adımlarından geçebiliyor mu?
- Personel yalnızca yetkili olduğu müşteri ve işleri görebiliyor mu?
- Telefon ekranında iş sonucu ve dosya eklemek rahat mı?
- İptal, yeniden açma ve sorumlu değiştirme hareketleri geçmişte izlenebiliyor mu?
- Mevcut veriler taşındığında müşteri ve kişi eşleşmeleri korunuyor mu?
Sık sorulan sorular
Mobil uygulama zorunlu mu?
İlk aşamada telefona uyumlu bir web arayüzü yeterli olabilir. Çevrimdışı çalışma, cihaz özellikleri veya yoğun bildirim ihtiyacı varsa ayrı mobil uygulama değerlendirilir.
dengeX CRM bu iş akışına uyarlanabilir mi?
Mevcut müşteri, görev, proje ve ziyaret yapısı başlangıç noktası olarak değerlendirilebilir. Cihaz envanteri, parça tüketimi veya servis kabul formu gibi ek gereksinimler ayrıca kapsamlandırılır.
Bu yaklaşımı işinize uyarlayalım.
Ekibinizin nasıl çalıştığını ve mevcut sistemlerinizi anlatın; başlangıç kapsamını birlikte belirleyelim.
Projenizi konuşalım